¿Qué es un CRM y para qué sirve?

Hoy las empresas buscan gestionar inteligentemente sus datos, pues son un activo muy valioso que le permite entre otras cosas tomar decisiones, segmentar apropiadamente sus clientes y levantar alertas. En nuestra entrada de la semana quisimos conocer las ventajas de un software CRM y conocer las mejores opciones gratuitas y pagas para quienes estén iniciando la integración de esta estrategia en su negocio.

Hoy existen en el mercado más de 450 soluciones de este tipo y nos es para menos pues hay una necesidad de parte de las empresas por retener, fidelizar y cerrar ventas con mayor facilidad. Sin embargo hay que revisar que de acuerdo a tu estrategia de negocio vas a elegir entre un CRM vertical u horizontal, veamos la diferencia entre uno y otro.

¿Qué es un CRM?

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una software que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. Un CRM permite gestionar de forma más organizada y efectiva las campañas de atracción y fidelización de clientes al mostrar todo el detalle de los mismos, puede controlar el conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir de un cuadro de mandos detallado. Sin embargo existen dos tipos de CRM´s lo que se convierte en otro factor de elección:

Horizontal 

El primero funciona muy bien para el mercado, pues los CRM´s  horizontales buscan vender sus sistemas al mayor número de empresas y por ello son soluciones homogéneas que buscan responder a procesos de negocio genéricos. Sobre las características, son muy básicas y pueden ser utilizados por empresas de distintos sectores, y como en la mayoría de casos sus versiones pagas permiten ampliar las funcionalidades, ajustándose a necesidades específicas del negocio. Los CRM horizontales son adecuados para empresas dedicadas a las ventas, que necesitan gestionar de contactos, ventas, marketing y atención al cliente.

Vertical

Estos sistemas están diseñados para empresas o sectores específicos como atención sanitaria, construcción o transportes. Su uso está preparado en términos de nomenclatura, procesos de negocios particulares y reglas del negocio propias del sector. Aunque pueden surgir características aún más en detalle que requiera el usuario, el sistema será capaz de ofrecerlo, a diferencia de llevar un CRM vertical a otras compañías donde no se ajustaría.

¿Áreas que necesitan esta herramienta?

Un CRM permite gestionar relaciones con los clientes por lo tanto las áreas de gestión comercial, marketing y servicio postventa o de atención al cliente son las que más agradecerán contar con esta herramienta. Un software CRM te permite acceder a resultados demostrables, pues permite tener una estructura comercial mientras potencia la productividad en las ventas y finalmente un conocimiento profundo del cliente que permite plantear campañas de marketing más efectivas.

A continuación un listado de 7 software CRM para gestionar mejor tu Start Up: 7 alternativas gratuitas que presenta el portal Recursos para Pymes para los que están iniciando en el tema y quieren sacarle todo el provecho, veamos.

1.Hubspot 

Fácil integración con otras plataformas como Gmail, Trello y con Zapier podemos unirla con otras. Te olvidas de andar probando otros e inicias con este, pues su plan gratuito incluye:

• • Contactos ilimitados, en los que puedes ver el historial de acciones, agregar notas, programar tareas…
  • Plugin para Google Chrome u integración con Gmail, para programar correos y usar el CRM desde allí.
  • Apps de CRM para móvil.
  • Gestión de oportunidades, curiosos bots conversacionales 
  • Ya cuenta con idioma español.

2.  ZOHO Online

La plataforma clásica y que se enfrenta muy bien a Hubspot cuenta hoy con más de 20 millones de usuarios, permite que puedas agregar hasta 3 administradores gratis, habla en español y da la oportunidad de ampliar nuestro vocabulario de ventas, pues a veces emplea terminología específica.

• Gestión de Contactos, Empresas, etc.
• Gestión de Tratos (así es como llaman a las oportunidades).
• Apps de CRM móvil para iOS y Android.
• Gestión de cómo llegaron los prospectos hasta nosotros. Esto es interesante y permite ver en el CRM qué funciona y que no en nuestro marketing

3. STREAK Google

Es gratuita, claro y se integra muy bien con Gmail así que si las comunicaciones se manejan todas en esta plataforma puede ser una buena opción. Éstas son algunas de las ventajas y funcionalidades que ofrece:

• Embudo de venta visual con las fases que defina.
• Seguir acciones con prospectos, viendo quién contactó a quién y cuándo.
• Apps móviles, etc.
• Como puntos débiles, está en inglés y al principio es un poco complejo. Pero, si se siguen los tutoriales, en unos minutos ya se entiende la lógica de funcionamiento. Recuerde, si el CRM lo gestiona en equipo, mejor otra opción.

4. FOLLOW UP Personal CRM

De nuevo es una herramienta que se integra fácil con Gmail aunque siendo sinceros está más dirigido a solitarios emprendedores, infortunadamente se pierden aquí los embudos visuales. Los recordatorios que ofrece, aunque resultan útiles, son muy limitados si solo se usa el plan gratuito del CRM.

Es perfecto para no complicarse y llevar un orden a la relación con clientes o prospectos. Otra características es que está en idioma inglés e infortunadamente no te va a permitir integrar a más personas de tu equipo. 

5. BITRIX gestiona tu negocio en un solo lugar

¿Equipo de trabajo grande? esta es la alternativa, Bitrix cuenta con toda una Intranet para tu negocio, su propia nube de almacenamiento (Dirve), gestión general de tareas y más.

Ventajas:

• Su plan gratuito y generoso. 5 GB de almacenamiento y nada menos que 12 usuarios, uno de ellos administrador.
• Es más que un CRM, con un montón de aplicaciones e integraciones que aumentan más y más la funcionalidad.
• Está en español.

6. AGILE  

Permíte a tu equipo gestionar mejor las relaciones con clientes, tiene un innovador diseño y es rápido, pueden integrarse hasta 10 usuarios. Otro punto a favor es la cantidad de contactos que permite gestionar, hasta 1.000 completamente gratis y también da la oportunidad de personalizar procesos y datos.

Su diferencial es la automatización de email Marketing aunque está incluído en sus planes pagos.

7. FRESHSALES

¿Querías una plataforma fácil de utilizar, diseño minimalista y práctica? esta puede ser la opción. FRESHALES te permite configurar diversos embudos de venta, que se adapten a las etapas de nuestro jornada de venta; usa un sistema Kanban para mover las oportunidades por las distintas etapas, haciéndolo muy visual. 

Ventajas:

• Cuentas, contactos y negocios, gestiona estas relaciones de manera sencilla
• Cuenta con un complemento para integrar con Gmail
• Genera  informes básicos muy útiles. 
• Los formularios de datos y los embudos son personalizables, adaptándose a lo que necesitemos recoger y a nuestros procesos.
• Habla español.

¿Qué perfiles necesitas en tu equipo para CRM?

• Administrador: gerente, directora de marketing, director de CRM pero este debe ser capaz de manejar el sistema, hacer búsquedas, encontrar contactos solucionar problemas. Seguimiento de prácticas (envio de mails, marcación de contactos etc)
• Comercial: Especializado en manejo de herramientas, entiende cómo manejar los contactos dentro del sistema.
• No olvides entender antes: Cuál va a ser tu estrategia de marketing, entender qué van a hacer con el CRM y entrenar al equipo que va administrar la herramienta. 

Esperamos que el listado sea de mucha ayuda para tus próximas estrategias comerciales y de negocio y si ya estás utilizando un CRM, compártenos tu experiencia para aprender juntos.